30. Oktober 2010
10 Gründe für das Personalmagazin
Personalmagazine sind kein Selbstzweck. Wer dafür Geld in die Hand nimmt, erwartet zu Recht wirtschaftliche Vorteile.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist der Fall klar. Das Personalmagazin dient nur einem Zweck – es soll das Leistungsvermögen und die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter unterstützen. Doch was heisst das? Ist das Magazin eine Art Einpeitscher, der laufend an die Arbeitsmoral appelliert? Oder ist es der Spassmacher, der zwanghaft gute Laune versprüht? Weder das eine noch das andere. Ein Personalmagazin hat folgende Ziele:
Das Magazin sorgt für Wissenstransfer
Ab einer gewissen Unternehmensgrösse sind nicht mehr alle Angestellten automatisch auf dem gleichen Informationsstand. Die Themen müssen via Personalmagazin indirekt an die Leute gebracht werden. Nur so kann das gesamte Personal im Sinn der Unternehmensziele handeln und die Ressourcen in die gewünschte Richtung lenken. Das Magazin sorgt aber nicht nur für den Wissensfluss von oben nach unten, sondern quer durchs Unternehmen. Und idealerweise auch von unten nach oben.
Das Magazin gewichtet die Themen
Sogar in kleinen Unternehmen wächst die Informationsmenge rasch zu einem Labyrinth an, aus dem man kaum mehr herausfindet. Die Angestellten sind mit dem Informationsangebot überfordert. Nicht zuletzt, weil das Intranet eine teils kaum mehr zu tragende Holschuld auf die Mitarbeiter lädt. Aufgabe des Personalmagazins ist es, die zentralen Themen herauszufiltern und den roten Faden der Unternehmenspolitik weiterzuspinnen.
Das Magazin unterstützt die Arbeitsqualität
«Mitarbeitende haben Anspruch auf rechtzeitige und umfassende Information über alle Angelegenheiten, deren Kenntnis Voraussetzung für eine ordnungsgemässe Erfüllung ihrer Aufgaben ist.» So steht es im Bundesgesetz über die Information und Mitsprache der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in den Betrieben (Mitwirkungsgesetz). Gewiss – ein Satz mit Interpretationsspielraum. Er zeigt aber, dass Brosamen in der Kommunikation nicht genügen. Denn Arbeitsqualität ist nicht nur bei objektbezogenen Tätigkeiten gefragt. Die Aufgabe des Personals geht weiter: Mitarbeiter sind Botschafter ihrer Marke und Image-Träger. Sollen sie diese Aufgaben gut erfüllen, müssen sie ihr Unternehmen verstehen und eine minimale Identifikation aufbauen. Nur mit blutleeren Weisungen und mit dem Intranet ist das kaum möglich. Für wirksames Internal Branding braucht es ein Personalmagazin. Was natürlich nicht das gute Vorbild von Führungskräften ersetzt – oder eine kollegiale Teamkultur; oder eine überzeugende Geschäftspolitik.
Das Magazin stellt Transparenz her
Mitarbeiter wollen – wie gesagt – ihr Unternehmen verstehen. Denn was man versteht, macht sicher. Verstehen jedoch setzt Transparenz voraus, gerade in grösseren Unternehmen, die mehr oder weniger anonym sind. Die journalistische Form des Personalmagazins ist geeignet, Ziele, Entscheide und Ereignisse anschaulich zu erklären – das Was, Wie, Wann und Warum. Je klarer das Magazin informiert, desto weniger Fragen bleiben offen und desto weniger leidet das Betriebsklima unter Gerüchten. Besonders wichtig: Das Personalmagazin muss auf Bedenken und Kritik aus den Reihen der Belegschaft eingehen. Wenn Chefs mauern, richten sie erheblichen Schaden an. Transparenz ist aus einem weiteren Grund wichtig: Unternehmen stehen häufig unter Legitimationsdruck. Mit dem Personalmagazin stellt sich das Unternehmen der gesellschaftlichen Diskussion und macht über nachvollziehbare Argumente die Mitarbeiter zu Multiplikatoren der eigenen Position. Ausserdem schafft das Magazin einen Ausgleich zur möglicherweise verzerrten Berichterstattung in den Medien.
Das Magazin baut Brücken
Das Personalmagazin überwindet organisatorische Trennlinien. Es fördert – als Ergänzung zum persönlichen Gespräch – das gegenseitige Verständnis, und dies sowohl vertikal (innerhalb der Hierarchie) als auch horizontal (zwischen den Geschäftseinheiten). Das Magazin baut zudem Brücken zwischen unterschiedlichen Interessengruppen: Aktionäre, Geschäftsleitung, Mitarbeiter. Man mag einwenden, in letzter Konsequenz gäbe es gar keine unterschiedlichen Interessen, weil die verschiedenen Gruppen voneinander abhängig sind. In der Praxis sieht es anders aus. Und es bedarf einiger Anstrengung, Themen so aufzubereiten, dass jede Seite Verständnis für die andere Position aufbringt.
Das Magazin erleichtert die Identifikation
Unsere Berufswelt ist arbeitsteilig und hoch spezialisiert – die wenigsten Angestellten überblicken den ganzen Wertschöpfungsprozess. Der einzelne Arbeitsplatz ist abgekoppelt vom Sinnzusammenhang. Folge ist die oft zitierte Entfremdung zur Arbeit. Das Personalmagazin gibt hier Gegensteuer, lenkt den Blick aufs Ganze und erleichtert damit die Identifikation. Ein immer wieder vorgebrachtes Argument für das Personalmagazin: Wir wollen das Wir-Gefühl stärken. Dieses Wir-Gefühl ist keine abgehobene psychologische Grösse. Machen Sie den Test: Was sagen Ihre Mitarbeiter, wenn sie vom Unternehmen sprechen? Sagen sie: «wir»? Oder sagen sie: «die Firma»? Oder gar: «die Bude»? Wie entsteht Identifikation? Zum Beispiel, wenn sich die Mitarbeiter im Personalmagazin wiederfinden. Sei es direkt in einem Porträt oder wenn sie sehen, dass ihre Anliegen vom Management zur Kenntnis genommen werden.
Das Magazin informiert menschlicher
Die meisten internen Informationen sind fachlicher und organisatorischer Natur. Man kommuniziert auf der Sachebene und auf der Appellebene, spricht also nur einen Teil des Menschen an. Die Beziehungsebene und die Ebene der Selbstoffenbarung werden vernachlässigt. Das ist falsch, denn viele Probleme im Unternehmen haben ihren Ursprung in Beziehungen. Man findet den Marketingleiter pomadig, also kann nichts stimmen, was er sagt. Gelingt es hingegen, Beziehungsaspekte aufzunehmen, können sachliche Differenzen besser ausgeräumt werden. Das Personalmagazin stellt aus diesem Grund Menschen vor und bildet das soziale Geschehen im Betrieb ab.
Das Magazin informiert journalistisch
Viele Themen der internen Kommunikation kann man nur mit einem Personalmagazin attraktiv, adäquat und eingängig vermitteln. Denn ein Personalmagazin ist journalistisch gemacht. Journalistische Texte erzählen häufig Geschichten. Geschichten sind wichtig; sie machen das abstrakte Unternehmensgeschehen greifbar. Geschichten halten nicht nur Kulturen zusammen, sie sind auch Kitt für jedes Unternehmen: Mitarbeiter erleben ihre Organisation in Geschichten, nicht in Strategien oder in einer Bilanz. Nicht zuletzt sind Geschichten ein hervorragendes Mittel zur Förderung des Wissenstransfers. Geschichten vermitteln nebst harten Fakten ein implizites Wissen – Wissen, das nur zwischen den Zeilen durchschimmert, jedoch grössere Überzeugungskraft hat und oft auch länger im Gedächtnis haften bleibt als direkte Botschaften. So kann man zum Beispiel langweilig und wenig glaubwürdig formulieren: «Unser Kundendienstleiter hat die Startschwierigkeiten im Callcenter souverän gelöst». Oder man kann eine Reportage schreiben: «Die elektronische Anzeige im Callcenter blinkt grün – kein Anrufer in der Warteschlange. ‚Davon konnten wir vor einem halben Jahr nur träumen‘, sagt Kundendienstleiter Martin Mustermann.» Geschichten behaupten nicht – sie beschreiben. Darin liegt ihre grosse Stärke.
Das Magazin unterstützt den Absatz
Können Sie sich einen Peugeot-Verkäufer vorstellen, der keinen Peugeot fährt? Mitarbeiter sind oft auch Kunden des eigenen Unternehmens. Sie schätzen die Information über Produkte und Dienstleistungen – dies trifft besonders für produktionsferne Angestellte wie Buchhalter oder Juristen zu. Und wer als Mitarbeiter nicht Kunde des eigenen Unternehmens ist, sollte als Kunde gewonnen werden. Wo bleibt da sonst die Glaubwürdigkeit? Gut, es gibt Ausnahmen: Ein Airbus-Mechaniker kann sich keinen Privatflieger leisten.
Das Magazin repräsentiert das Unternehmen
Auch das interne Blatt ist ein Aushängeschild: Es wird häufig von externen Gruppen gelesen – von Investoren, Geschäftsfreunden, Verwandten. Das Personalmagazin bietet also die Chance, Teile der Öffentlichkeit mit ungefilterten Informationen zu versorgen. Zum Publikum gehören auch Journalisten. Ihnen bietet das Magazin Hintergrundwissen – und vielleicht eine Idee für die nächste Story. Und wer auf der Suche nach hochqualifiziertem Personal ist, wird dankbar sein, wenn er den hellen Köpfen ein attraktives Magazin vorlegen kann.
Foto: Beat Hühnli