Firmenpublikationen

10. September 2010

So organisieren Sie Ihre Redaktion

Die Redaktion ist Dreh- und Angelpunkt jedes Kunden- oder Personalmagazins.

Der Erfolg eines hauseigenen Magazins steht und fällt mit einer gut funktionierenden Schaltstelle. Tipps, wie Sie ein schlagkräftiges Redaktionsteam aufbauen.

Eigene Ressourcen abklären
Fragen Sie zuerst: Was können wir selbst machen? Ist es uns möglich, alle redaktionellen Aufgaben alleine zu bewältigen? Wenn nein: Welche Aufgaben müssen wir ganz oder teilweise auslagern? Eine Redaktion hat folgende Aufgaben:

• Koordination (Termine, Budget, Zusammenarbeit mit Stellen wie den folgenden: Redaktionsbeirat, Marketing, Web-Redaktion, freie Mitarbeiter, Fotografen, Übersetzer, Grafik, Litho, Druck, Versand)
• Qualitätskontrolle (z.B. bezüglich Text, Bild, Corporate Design, Medienrecht), Blattkritik
• Themen- und Heftplanung
• Textredaktion, Schlussredaktion
• Bildredaktion, Bildeinkauf
• Redaktionssekretariat (z.B. für Adressdatenbank, Korrespondenz, Leserreaktionen, Rechnungen, Redaktionskonferenz, Protokolle)
• Übersetzung, Sprachvergleich, Lektorat

Leitlinien erarbeiten
Regeln Sie frühzeitig, nach welchen Grundsätzen gearbeitet wird. Und zwar mit Hilfe zweier Instrumente: Heftkonzept und Redaktionsstatut. Im Wesentlichen regeln die Instrumente folgende Punkte:

• Das Heftkonzept umreisst die Ziele des Magazins, zeigt den Weg dorthin, liefert detaillierte Vorgaben zu Form und Inhalt und setzt die Qualitätsstandards.
• Das Redaktionsstatut regelt die Aufgaben und Kompetenzen der Redaktion sowie das Vorgehen bei Differenzen zwischen Redaktion und Geschäftsleitung.

Existieren weder Heftkonzept noch Redaktionsstatut, besteht die Gefahr häufiger Grundsatzdiskussionen. Das schadet nicht nur der Blattqualität, es ist auch zeitraubend und kostet Nerven. Das Heftkonzept und das Redaktionsstatut brauchen den Segen der Firmenleitung. Das verschafft der Redaktion den nötigen Rückhalt – es sei denn, die Chefetage ignoriert selber die Standards, denen sie zugestimmt hat. In diesem Fall sind der Redaktion die Hände gebunden. Kein Redaktor kann damit drohen, das Editorial des Chefs zu «kippen». Anders sieht es aus, wenn die Produktion des Kundenmagazins einem Verlag anvertraut wird – auf dessen eigenes finanzielles Risiko. In diesem Fall geniesst die Redaktion deutlich mehr Freiheit.

Blattmacher bestimmen
Jemand muss die Heftproduktion lenken. Diese Person muss eine Ahnung haben vom Blattmachen. Sie muss Antworten geben zu Fragen wie: Welche Schwerpunkte setzen wir? Welche Themen beginnen wo? Welchen Umfang haben die Beiträge? Welche Textsorten bieten sich an? In welche Elemente wird ein bestimmter Beitrag gegliedert?

Geeignete Leute suchen
Die Auswahl der redaktionellen Mitarbeiter ist abhängig von den Qualitätsansprüchen des Herausgebers. Immer sollten jedoch folgende Mindestanforderungen gelten.

• Ein Redaktor muss schreiben können. Gemeint ist: Der Mitarbeiter muss in der Lage sein, PR-Texte und journalistische Artikel von Schüleraufsätzen, Dissertationen, Management- und Werbetexten zu unterscheiden. Zudem muss er sich verständlich ausdrücken. Und er muss dem Leser dienen statt sich selber zu inszenieren.
• Ein Redaktor muss sich abmühen. Was aus dem Ärmel geschüttelt wird, ist – so das Bonmot – in der Regel ärmlich. Die erste Textversion ist kaum je die beste. Schreiben verlangt Ausdauer. Je schneller ein Redaktor mit seiner Leistung zufrieden ist, desto unzufriedener sind die Leser.
• Ein Redaktor muss lernfähig sein. Redaktoren müssen begründete (!) Kritik einstecken können. Sie sollten nicht schmollen, sondern dankbar sein: Jede gute Kritik macht den Text besser.
• Ein Redaktor muss sich ins Team fügen. Dazu gehört, dass er die Vorgaben zur Textlänge beachtet und den Abgabetermin einhält. Wer sich darum schert, bringt den Produktionsverantwortlichen in die Bredouille – und mit ihm die Übersetzer sowie die Leute in der Druckvorstufe und im Druck. Und er desavouiert alle Kolleginnen und Kollegen, die sich an die Vorgaben halten.
• Ein Redaktor muss mit Chaos umgehen können. Chaos in der Redaktionsarbeit kann bedeuten: Es werden kurzfristig Beiträge ausgewechselt. Oder jemand, der vom Publizieren keine Ahnung hat, will unbedingt eine hanebüchene Idee umsetzen. Oder eine Recherche erweist sich als aufwendiger denn geplant. Deshalb: Wer jeden Abend pünktlich um 17.00 Uhr Feierabend machen will, sollte sich gut überleben, ob er als Redaktor geeignet ist.

Technische Mittel bereitstellen
Oftmals kann eine Redaktion mit der Minimalausstattung leben: mit Computer und Textsoftware. Je nach Grösse der Firma oder je nach Aufgabenspektrum der Redaktion bieten sich weitere technische Mittel an, zum Beispiel:

• Ein Redaktionssystem: Das System erlaubt den Zugriff mehrerer Personen auf die gerade entstehenden Magazinseiten. Es vereinfacht die Korrekturläufe und verhindert das Durcheinander verschiedener Textversionen. Innerhalb der Firma, aber auch zwischen Firma und Layoutern, zirkulieren oft unzählige Textdokumente in verschiedenen Versionen und Sprachen. Dieses Hin-und-Her kann mit einem Redaktionssystem reduziert werden.
• Laptops: Es kann mühsam sein, wenn eine Redaktion mit fest installierten Computern arbeiten muss. Man sollte auch unterwegs sein Arbeitsgerät dabei haben.
• InDesign und Photoshop: Damit das Layout im Haus aufbereitet werden kann. Doch Vorsicht: An die beiden Programme sollten sich nur Könner wagen.
• A3-Drucker: Die Gestaltung eines Magazins lässt sich am Bildschirm nur mit Mühe beurteilen. Es ist hilfreich, wenn man die Seiten in Originalformat ausdrucken kann.

Foto: Beat Hühnli